Qu'est-ce qu'un SIGB ?
Un SIGB, ou système intégré de gestion de bibliothèque, est le logiciel qui tient tous les registres d'une bibliothèque au même endroit :
- le catalogue : les livres, leurs notices et leurs exemplaires ;
- les adhérents : coordonnées, adhésion, responsable légal pour un mineur ;
- les prêts et les retours, avec les dates et les prolongations ;
- les retards et les relances ;
- les statistiques pour le rapport annuel.
Certains SIGB ajoutent un catalogue consultable en ligne par les lecteurs, les réservations ou la gestion des acquisitions. Pour une petite bibliothèque, ces modules sont utiles mais rarement décisifs : le comptoir passe avant.
Faut-il vraiment un SIGB ?
Un cahier de prêts ou un tableur fonctionnent tant qu'une seule personne s'en occupe. Un logiciel devient utile quand :
- plusieurs bénévoles se relaient au comptoir ;
- vous recevez des dépôts de la bibliothèque départementale ;
- retrouver qui a emprunté un livre prend plus d'une minute ;
- le rapport annuel demande une soirée de comptage ;
- le fichier des adhérents circule par email ou sur une clé USB.
Ce dernier point compte : un fichier d'adhérents, dont des enfants, est une donnée personnelle. La commune ou l'association en est responsable.
Ce qui change pour une petite bibliothèque
Les logiciels pensés pour une médiathèque de ville supposent une équipe salariée, formée, présente tous les jours. Une bibliothèque de village ou associative fonctionne autrement :
- des permanences de quelques heures par semaine, parfois tenues par une personne différente à chaque fois ;
- des bénévoles qui arrivent et partent, à former rapidement ;
- un poste partagé avec la salle communale ou le local de l'association ;
- une connexion internet parfois irrégulière ;
- une grande partie du fonds prêtée par la bibliothèque départementale ;
- un budget voté chaque année, par le conseil municipal ou par l'assemblée générale.
Le bon SIGB est celui que votre équipe utilisera réellement. Une fonction de plus ne compense pas un écran de prêt compliqué.
Dix critères pour comparer les logiciels
Gardez cette liste à côté de vous pendant chaque démonstration.
Simple au comptoir
Faites faire un prêt et un retour à un bénévole qui n'a jamais vu le logiciel. S'il y arrive sans aide, c'est bon signe. S'il faut un manuel, l'équipe ne suivra pas.
Fiches livres automatiques
Scanner l'ISBN doit suffire à remplir la notice, depuis le catalogue de la BnF ou une autre source reconnue. Saisir chaque livre à la main prend des soirées entières.
Dépôts de la bibliothèque départementale
Le logiciel doit importer le fichier du dépôt (souvent en UNIMARC ou en CSV), suivre la date de retour et lister les livres encore prêtés avant l'échange.
Reprise des données
Vos adhérents et votre catalogue doivent pouvoir venir de l'ancien logiciel ou d'un tableur, sans ressaisie. Demandez un essai sur un extrait de vos propres fichiers.
Sortie des données
Vérifiez que vous pouvez tout récupérer à tout moment, dans un format ouvert, sans frais. Un logiciel que l'on ne peut pas quitter n'est pas un bon choix, même s'il convient aujourd'hui.
Hébergement et sauvegardes
Où sont les données ? Qui fait les sauvegardes, à quelle fréquence, et qui a déjà essayé de les restaurer ? Une sauvegarde jamais testée ne protège de rien.
Fonctionnement sans internet
Dans une salle communale ou un local associatif, la connexion tombe. Les prêts et les retours doivent continuer, puis se synchroniser au retour du réseau.
Données personnelles
Comptes nominatifs pour chaque bénévole, anonymisation des anciens adhérents, responsable légal pour les mineurs, contrat de sous-traitance prévu par le RGPD.
Statistiques
Le rapport annuel pour le conseil municipal ou l'assemblée générale, et les chiffres de l'enquête annuelle du ministère de la Culture : dans beaucoup de départements, la bibliothèque départementale relaie cette enquête et aide à la saisie.
Coût total et accompagnement
Additionnez sur trois ans : abonnement ou licence, installation, reprise des données, formation, assistance. Regardez aussi la durée d'engagement et le délai de réponse de l'assistance.
Hébergé ou installé sur place ?
Trois façons courantes de faire fonctionner un SIGB. Aucune n'est meilleure dans l'absolu : tout dépend de qui, chez vous, peut s'occuper d'un ordinateur.
Hébergé par l'éditeur
Points forts
- Rien à installer
- Sauvegardes et mises à jour assurées
- Accessible depuis plusieurs postes
À prévoir
- Un abonnement chaque année
- Vérifier le pays d'hébergement
- Prévoir le cas où internet tombe
Sur votre serveur
Points forts
- Les données restent chez vous
- Possible sur le serveur de la commune ou un petit NAS
À prévoir
- Quelqu'un doit faire les mises à jour
- Les sauvegardes sont à votre charge
Sur un seul poste
Points forts
- Le plus simple pour démarrer
- Aucune dépendance au réseau
À prévoir
- Un seul poste de prêt
- Une copie de sauvegarde à garder hors de la bibliothèque
Dans tous les cas, demandez si l'on peut passer d'une formule à l'autre sans ressaisie. Vos besoins changeront.
Logiciel libre ou propriétaire ?
Un logiciel libre a un code ouvert et ne demande pas de licence. Il faut en revanche quelqu'un pour l'installer, le mettre à jour et le sauvegarder : une personne compétente dans l'équipe, la commune, ou un prestataire, souvent payant.
Un logiciel propriétaire est fourni par un éditeur, qui assure en général l'installation et l'assistance, contre un abonnement ou une licence.
Pour une petite bibliothèque, la question décisive n'est pas là. Elle est double : qui s'occupera du logiciel dans trois ans, et pourrez-vous récupérer vos données dans un format ouvert si vous changez d'avis.
Parlez-en d'abord à la bibliothèque départementale
La bibliothèque départementale (ou médiathèque départementale, selon les départements) accompagne les bibliothèques des communes rurales. Avant de choisir, contactez-la :
- elle sait dans quel format elle envoie les fichiers de dépôt, et quels logiciels les lisent ;
- elle peut connaître des bibliothèques proches qui ont déjà changé de logiciel.
Certains départements proposent un logiciel ou un catalogue commun à leur réseau : renseignez-vous avant de choisir.
Qu'elle livre par bibliobus, par navette ou que vous choisissiez les livres sur place, le fichier du dépôt est le même : c'est lui que votre SIGB doit savoir lire.
Les questions à poser avant de signer
Posez-les à chaque éditeur ou prestataire, et notez les réponses par écrit.
- Puis-je essayer le logiciel avec mon équipe, sur des données fictives, avant de m'engager ?
- Pouvez-vous importer un extrait de nos fichiers actuels pour vérifier la reprise ?
- Lisez-vous le fichier de dépôt de notre bibliothèque départementale ?
- Dans quel pays sont hébergées les données, et chez quel hébergeur ?
- Comment récupérer toutes nos données si nous partons, et dans quel format ?
- Que se passe-t-il au comptoir quand la connexion internet est coupée ?
- Fournissez-vous le contrat de sous-traitance prévu par le RGPD ?
- Quel est le coût sur trois ans, installation, reprise et formation comprises ?
- Qui répond quand un bénévole est bloqué un samedi matin ?
Changer de logiciel en cinq étapes
Exporter
Récupérez les adhérents et le catalogue de l'ancien logiciel ou du tableur. Gardez une copie intacte de ces fichiers.
Faire un essai
Importez-les dans le nouveau logiciel, sur une installation d'essai. Vérifiez les doublons, les accents, les dates.
Former l'équipe
Une heure suffit souvent pour le comptoir. Prévoyez une fiche d'une page à laisser près du poste de prêt.
Basculer
Choisissez une date entre deux permanences. Faites l'import définitif, puis enregistrez les premiers prêts dans le nouveau logiciel.
Garder l'ancien en lecture
Conservez l'ancien fichier quelques mois, sans le modifier, pour retrouver une information oubliée.
Notre logiciel
Et BibliNet ?
BibliNet est un SIGB conçu pour les bibliothèques de village et les bibliothèques associatives. Aujourd'hui, il fait les prêts et les retours à la douchette, remplit les fiches livres depuis la BnF, importe les dépôts de la bibliothèque départementale, reprend les adhérents d'un ancien logiciel, continue de fonctionner sans internet et produit les statistiques du rapport annuel. Il peut être hébergé en France, sur votre serveur ou sur un poste unique.
L'impression d'étiquettes, les réservations et les chiffres de l'enquête du ministère sont en préparation. La liste complète dit ce qui est disponible et ce qui ne l'est pas encore.